چگونه یک نامه اداری بنویسیم(۲)

0

چگونه یک نامه اداری بنویسیم 1

اشاره:
نگارش نامه پیش از آنکه حاصل مهارتهای الگوبردار باشد، نتیجه ذوق و ممارست در نوشتن است، آنچه که پیش روی شماست بخش دوم مقاله ای است که توسط همکارمان آقای محمود رنجبر مدیر محترم فرهنگی و فوق برنامه و کارشناس ارشد زبان و ادبیات فارسی تهیه شده است. تقسیم بندی های این مقاله بر اساس تجارب نویسنده و برخی منابع نظیر «شیوه نامه نویسی» است. نویسنده در این مقاله سعی دارد پس از بررسی نامه نویسی، به شیوه های گزارش نویسی و بخشنامه نویسی بپردازد. در این راه نیز امیدوار است خوانندگان محترم با طرح نظرها و پیشنهادهای خود وی را یاری دهند.

قراردادهای عمومی:

 امروزه به همت وجود برنامه های نرم افزاری تایپ نامه از ساختار و انسجام بسیار خوبی برخوردار است. اما با همه توجهی که در برنامه نویسی رایانه ای به ویژه در نرم افزار Word لحاظ شده است برخی موارد به بسط ارتباط با مخاطب کمک خواهد کرد به ویژه آنکه ساختار نامه های اداری را نیز یکدست              می نماید. لذا پیشنهاد می شود موارد زیر در نامه نگاری رعایت شود:

1ـ کلیه نامه های اداری ـ‌ حتی آنها که به ظاهر مهم نیستند ـ یک رونوشت داشته باشد و بایگانی شود.

2ـ کلیه نامه های اداری بر روی سربرگ اداره مربوطه نوشته شود، نوشتن مطالب و درخواست های اداری در کاغذهای بدون سربرگ غیر عرف است.

3ـ در نامه هایی که ادامه دار باشد، صفحات دوم و سوم شماره گذاری می شود. در آخرین خط صفحه نخست نیز برای اطلاع مخاطب از ادامه نامه باید علامت % را به کار برد.

4ـ حروف چین (تایپیست) در پایان نامه علامت رمز (بهتر است یک شماره و حرف اول نام خانوادگی) خود را در پایان نامه ذکر کند. این کار دسترسی بعدی به فایل نامه و حرف چین را آسان می کند.

5ـ بهتر است در پایان نامه، نویسنده ابتدا نام حقیقی خود و پس از آن نام حقوقی را بیاورد و امضاء نماید. به عنوان مثال:   محمد رضا آرمان
مدیر دبستان حقیقت

6ـ در حاشیه سمت راست می توان پیامهایی نظیر تبلیغ برنامه ای خاص یا حدیث از بزرگان دین متناسب با زمان نگارش نامه را نگاشت.
7ـ در حروف چینی توجه شود که چنانچه نامه ای نیاز به حاشیه نویسی (پاراف) داشت، جای مناسب برای آن وجود داشته باشد. بنابراین نویسنده باید توجه کند نامه هایی که تقریباً طولانی است در کاغذ A4 نگاشته شود.

8ـ در تمامی سربرگ ها علاوه بر آرم سازمان مربوط، نشانی دقیق پستی، پایگاه اینترنتی، شماره تلفن و ایمیل اداره مربوطه ذکر شود، چنانچه سربرگ فاقد نشانی پستی بود، حروف چین می تواند آن را در انتهای نامه به فاصله نیم سانت از پایین کاغذ با قلم متفاوت از متن نامه تایپ کند.

9ـ اگر نامه های اداری با مضامین محرمانه باشد باید در فایل رایانه ای با کد رمز محفوظ باشد، در گوشه سمت چپ با قلم زیر خط دار و خط ایتالیک درشت تر از خط متن نوشته شود «محرمانه»، چنانچه قصد دارد که نامه مذکور بدون هیچ واسطه ای به دست مخاطب برسد، نوشته شود          «محرمانه مستقیم». این عمل بر روی پاکت نامه نیز انجام گیرد.

10ـ رونوشت نامه ها به دو منظور ارسال می شود: 1ـ جهت اطلاع؛ 2ـ اقدام. بنابراین در نگارش           نامه ها، اگر برای درخواست باشد عمدتاً «جهت اطلاع (استحضار)» به افراد رونوشت می شود، اگر چنانچه جنبه امری داشته باشد «جهت اقدام» رونوشت می شود.

محتوا:
نامه های اداری عمدتاً به دو گونه درخواستی و امری تقسیم می شود:

الف) نامه های درخواستی:

1ـ سرآغاز نامه های درخواستی به شکل زیر پسندیده تر است:

ـ با سلام و احترام، به استحضار می رساند:
ـ سلام علیکم
به استحضار عالی می رساند:
ـ با سلام و نهایت احترام، به عرض می رساند:

نامه های درخواستی عموماً برای مقام بالا دست نگاشته می شود، به ویژه آنکه شناسه فاعلی جمله ها از اول شخص به سوم شخص تغییر می یابد که قصد نویسنده نامه احترام و ارزشگذاری به مقام مخاطب می شود. به عنوان مثال:

ریاست محترم جمهوری اسلامی ایران
با سلام و احترام، به استحضار عالی می رساند: مردم شریف و زحمتکش گیلان …………. لذا از آن مقام منیع تقاضا دارد نسبت به بخشودگی سود اقساط کشاورزی، دستور اقدام لازم را عنایت فرمایند.

2ـ در نامه های درخواستی از به کار بردن کلمات احساسی و در عین حال زیاده گویی اجتناب شود، کلمات و جملات کلیدی می تواند با کلمات ایتالیک یا با نشانگرها برجسته شود تا اصل مطلب به مخاطب انتقال یابد.

3ـ در بند (پاراگراف) درخواست، جملات زیر شایسته است:

ـ لذا تقاضا می شود
ـ متمنی است دستور فرمایند
ـ لذا مقتضی است عنایت فرمایند تا …

ب) نامه های امری:

1ـ نامه های امری در خطاب به افراد همپایه یا همکاران تابع از شیوه های معمول در نامه های درخواستی پیروی نمی کند، بنابراین شناسه های فاعلی به همان شکل سوم شخص طرح می شود.

2ـ سرآغاز نامه های امری به شکل زیر پسندیده تر است:

ـ با سلام، به اطلاع می رساند:
ـ با سلام و احترام، همانگونه که مطلع هستید …
ـ با سلام، بازگشت به جلسه مورخه …

3ـ در بخش ارایه دستور برای انجام کار یا اطلاع رسانی به افراد همپایه یا همکاران تابع، از جملات زیر بهره می گیریم:

ـ خواهشمندم دستور فرمایید
ـ لطفاً ترتیبی اتخاذ فرمایید
ـ لطفاً دستور فرمایید
ـ استدعا دارم عنایت فرمایید

در خطاب به کارکنان مجموعه مدیریتی خود پس از ذکر امر یا دستور انجام کاری، موارد زیر رایج است:

ـ بنابراین شایسته است اقدام لازم را در این زمینه مبذول دارید.
ـ لذا مقتضی است نسبت به رعایت موارد مذکور عنایت بیشتری داشته باشید.
ـ شایسته است موارد مذکور در تمامی امور به اجرا درآید.
ـ بنابراین لازم است از این پس توجه بیشتری به رعایت موارد مذکور داشته باشید.

منبع : پایگاه خبری روابط عمومی دانشگاه گیلان

ممکن است شما دوست داشته باشید

ارسال یک پاسخ

آدرس ایمیل شما منتشر نخواهد شد.

کد امنیتی *