چگونه یک نامه اداری بنویسیم(۱)   ( مقالات )
نویسنده : محمود رنجبر

نامه های اداری نقش اساسی در بیان مفاهیم بهره وری در هر سازمانی را به عهده دارند . در واقع با تحلیل محتوایی نامه های یک اداره می توان نقش آموزش ، سازماندهی ، هدف گذاری و …. را بازیابی کرد. بی شک کسانی که در طول روز با سازمانها در ارتباط هستند ، نامه های متعددی را دیده اند ، بخش قابل توجهی از این مکاتبات اداری فاقد طرح مناسب و حتی در بسیاری مواقع پیچده و نامفهوم است .

برای نامه نگاری پیش از آنکه به نوشتن اقدام شود باید به چند نکته توجه داشت :
– ابتدا یکبار آنچه را که می خواهیم ، در ذهن مرور کنیم .
– دایره لغات مورد استفاده را گسترش دهیم
و ایجاز در سخن را فراموش نکنیم ( کم گوی و گزیده گوی چون در )

ساختار  نامه  :
نامه نگاری پیش از آنکه ساختار تعریف
شده ای داشته باشد ، حاصل ذوق و دانش پس زمینه نویسنده است . به جز نامه های معمولی که تکراری و حاوی موضوع مشخصی است ، نامه های اداری دیگر بنا به سنت یا تمایل مجموعه اداری از ساختار ویژه ای استفاده می کند . در این مقاله سعی شده تا به شیوه های رایج و پر کاربرد ساختار نامه نویسی اشاره شود .

الف) عنوان نامه
عنوان نامه یا مخاطب نامه می تواند شخصیت حقیقی یا حقیقی باشد ، برای طرح مخاطب نامه  باید به چند نکته توجه داشت :
1- در نگارش مخاطب نامه بهتر است ابتدا شخصیت حقیقی فرد، سپس شخصیت دقیق حقوقی وی ذکر شود به عنوان مثال :
جناب آقای دکتر …
رئیس محترم …
2- چنانچه به هر دلیل از ذکر شخصیت حقیقی افراد خودداری می کنیم به
شیوه های زیر از شخصیت های حقوقی نام
می بریم :
– رئیس محترم سازمان  ،  بهتر است بنویسیم   ریاست محترم سازمان
–  مدیر کل محترم  ،  بهتر است بنویسیم  مدیریت کل محترم
– مدیر محترم   ،  بهتر است بنویسیم   مدیریت محترم

3- در نگارش مخاطب نامه بهتر است بین عنوان پست سازمانی مسئول و سازمان مربوطه تناسب برقرار شود . به عنوان مثال
برای سازمان  بهتر است بنویسیم   ریاست نه اینکه مدیر محترم سازمان
برای اداره کل  بهتر است بنویسیم   مدیر کل نه اینکه رئیس اداره کل
برای اداره   بهتر است بنویسیم  رئیس اداره نه اینکه رئیس محترم اداره

نکته : در برخی اداره ها ، به ویژه مراکز نظامی ، ابتدای نامه را به صورت زیر
می آورند :

از :
به :
موضوع :
این روش گرچه مزایایی مثل صرفه جویی در وقت را به همراه دارد ، اما از لحنی دستوری پیروی می کند به ویژه اینکه اگر موضوع در خواستی یا اطلاع رسانی شما با توضیحات همراه باشد باید بنویسید ((در زیر آمده است )). این روش همانگونه که گفته شد ،  در اماکن و اداره های خاصی کاربرد دارد .

حاشیه نامه
تمامی نامه های اداری یک سند محسوب می شود . لذا همانگونه که در بسیاری از اسناد قدیمی ملاحظه می شود لبه ها به دلیل تماس زیاد دست یا برخورد با کاغذ های دیگر دچار خوردگی می شود .  به همین دلیل معمولی ترین فاصله برای تمامی مکاتبه ، حتی پیش نویس ، رعایت
می گردد . بهتر است فاصله حاشیه نامه به به صورت زیر باشد  .
1- فاصله از بالا    4 سانتیمتر
2- فاصله از پایین 3  سانتیمتر
3- فاصله از راست 4  سانتیمتر
4- فاصله از چپ 2  سانتیمتر
نکته :
اولین خط نامه با کمی فاصله نوشته
می شود یعنی اگر فاصله خط از راست صفحه کاغذ 4 سانتیمتر باشد ، فاصله نخستین خط نامه 4/5سانتیمتر خواهد بود .

www.mrlawyer.ir
تعهد نامه
پذیرش خطر
نامه نگاری